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ERP实施顾问如何做好调研和启动大会?
 

实施成功第一步:抑制需求

  如果说,成功的销售人员是在售前的过程中给客户绘制美好的蓝图,并且无限制地扩大客户的需求,让客户认为信息化可以解决所有的问题,从而愿意掏更多的钱来投入信息化的话。那么,成功的实施顾问在与客户进行接触初期,最主要的工作就是让客户狂热的头脑降温。

  看官们会问:这不是不负责任吗?

  错,这才是负责任,如果说有不负责任的地方,那也只能说销售人员有些过了,但对实施顾问来说,这样做才是真正地对客户负责任。为什么呢?原因很简单:ERP其实是一个管理工具,而一旦涉及到管理,那就变得复杂起来,而面对复杂的问题怎么办?那就是让它简单化,只有将问题简单化,先解决能解决的,能见效的,才有可能持续优化下去。多数人会认为实施是一个阶段性的工作,一旦上线就结束了,而总结实施成功的企业,你会发现,实施是一个持续改善的过程,没有终点。而简单化的最好方法就是,在项目会议中,当客户提出要解决许多的问题时,首先告诉客户:对不起,ERP不能解决所有的问题。

  当然,拒绝客户需要勇气,也需要技巧。对于优秀sales来说,要学会任何时候都不说“不”,而实施顾问,则要学会有勇气说“不”,也需要学会有技巧地说“不”。

  所以,浇冷水的工作要逐步来做。

  在项目启动大会上,一定要提到一个观点:管理问题的解决方案永远没有最好,因为它需要付出高昂的代价,所以,我们要学会选择最适合的解决方案。(项目启动大会是实施顾问的第一次闪亮登场,后面还会有专题来探讨如何开好项目启动大会)

  在项目需求调研的过程中,一旦客户提出难以解决的需求,就一定要弄清楚他们为什么要强调这个需求,他们目前手工是如何处理的,如果不解决会带来什么问题,会不会成为影响实施成功的关键障碍?如果必须要解决,那么,解决带来的成本与风险有多高,需要实施方付出多少成本,而客户方又需要投入多少成本(非货币的)。当然,一般情况下,真正影响实施的关键需求应该是在售前阶段也就知道了的,换句话说,应该是已经评估过可以解决的,否则,那就是销售太不负责任了。

  如何开好项目启动大会

  项目启动大会是实施过程中至关重要的一步。在项目启动大会上,相当于实施团队的第一次集体亮相,这一次亮相,如果成功,虽然不能说决定着项目的成功,却为以后的实施打下了良好的基础,但如果不成功,则这个项目十有八九不成功。

  为什么这么说呢?大家都知道,一般情况下,项目启动大会上会有企业的“一把手”到场,加上各级管理人员与项目小组成员,一般都有20人以上。在这些人中,许多人并没有参与项目选型,所以,对实施方公司与人员都不了解,这是他们第一次见到并认识实施顾问。就好像我们谈恋爱第一次见对方一样,第一印象非常重要。

  第一印象包括:一、举止谈吐体现专业性:这其实需要长期的积累,也没有太多的技巧可言,但对于项目启动中的内容,则是可以好好准备一下,来充分体现专业性的。这里想提一下的就是:1)一定要在项目启动大会上强调风险管理。这首先是起到前篇说到的“降温”作用,其次,也可以体现顾问的专业性。2)实施计划的合理性:这主要依靠经验加上对这个客户的了解,反复斟酌,得出合理的实施计划。个人以为,实施计划是实施项目的灵魂,而实际运作中,多数的实施顾问仅仅是将原来某个客户的实施计划复制后,经过简单的日期修改,半个小时就完成。

如果你是这样的习惯,那么劝你要改一下了。笔者在制定一个项目的实施计划时,先不说前期的准备工作(如了解客户的情况与实施的系统模块等),光制作一个项目计划的时间表就需要半天到一天的时间:我除了会精心考虑手头的多个项目不至于撞车(这是一个基本要求,但如果时间短,则经常会出现实际操作过程中,两个项目撞车的情况),而更多的时间,则会放在如何充分保证完成项目关键节点(里程碑)的缓冲时间上。比如说,需求调研阶段开始于1月1日,根据经验,估计要3天左右的时间进行现场调研,另外需求2天左右的时间来整理文档,则如果在1月6日提交需求调研报告的话,是极为不明智的,正确的做法是仔细评估客户的配合程度(因为调研是需要客户紧密配合的),留出1到2天的缓冲时间(当然是在项目整个周期允许的前提之下)。

  二、要让客户知道,这个项目是你在主导,你是游戏规则的建立者:一般情况下,我会要求客户的“一把手”在会上宣读一个拟好的《项目奖惩制度》,在奖惩制度中,要充分体现实施方对项目的主导:如,项目周例会所有项目小组成员必须参加;布置的各项任务必须按时按质完成,否则,不但直接责任人要追究,而且,其直接上司也要受罚。这可充分避免企业在实施过程中以“手头工作忙”为借口来拖延项目进程。

  其实,总结一下,无外乎达到两个目的:一是体现专业性;二是制定游戏规则。专业性的作用可以用这样的例子来说明:在妇产科诊室里,如果医生是男的,如果这位医生没有穿白大褂,则病人是不会配合进行检查的。因为在病人眼里,穿白大褂是专业的第一象征。

  而制定游戏规则的作用,则有这么一则故事:一个娶不到媳妇的傻子和邻村嫁不出去的泼辣懒女人被媒婆牵线搭成了夫妻。婚后一周,老丈人过来看自己的女儿与女婿,令他吃惊的是,他那泼辣懒女儿和变了个人似的,傻子女婿叫干啥就干啥,乖乖地伺候着傻子女婿。老丈人忙悄悄地问傻子女婿,用什么法子把女儿给制服了(因为老丈母娘也是同样,老丈人已经忍受了几十年)。傻子说:没啥呀,新婚之夜,新郎对着家里的狗说,“给我倒洗脚水”,狗当然听不懂,于是,新郎手起刀落,把家里的狗给砍了;接着,对家里的猫说,“给我倒洗脚水”,猫当然也听不懂,于是,新郎又手起刀落,把猫也给砍了;再接着,转头对新娘说,“给我倒洗脚水”,新娘已经吓得脸色苍白,马上乖乖地去倒洗脚水了。老丈人一听完,恍然大悟,于是,马上回家想如法炮制。当他用同样的方法把猫给砍了,然后准备对老伴说时,突然发现,老伴已经从厨房里拿了一把更大的菜刀冲了出来,吓得老丈人落荒而逃。

  为什么同样的方法老丈人行不通了呢?原因很简单,因为傻子女婿是在第一次就成为游戏规则的制定者,所以,他可以掌控一切,而对老丈人来说,规则的制定者是老伴,在这种情况下,想反过来,是不可能的。

  对于项目实施来说,道理也是如此,在项目启动大会上,你一定要成为一个游戏规则的制定者,而不是一个参与者。

  项目需求调研时,切记,不要轻易回答客户这个可以解决,这个不能解决。也就是说,需求调研除了你问必要的问题以外,嘴巴就可以休息了,让耳朵和手工作就可以了。当所有的客户需求整理出来之后,再进行分类:一类是软件可以解决,并且能带来关键效益的,放在首位;接下来一类是软件可以解决,客户领导非常关注的需求,放在第二位;第三位则是软件可以解决,普通操作者关注的需求;另一类是软件很难解决甚至无法解决的:也要分类:首先关注领导关注的问题,这一类问题通常比较好解决,因为领导比较容易通过“讲道理”来说服;而另一类是普通操作者关注的,这往往是影响实施成功的关键所在:如果没有做好这方面的工作,要么是当时就逼着你解决,要么就是以后的应用过程中出现这样或那样的问题。那,如何来解决这方面的问题呢?

  这就体现了实施顾问的沟通技巧:首先,要做到有礼有节:先要以理服人。既然已经知道他们提出来的需求原因,以及评估了不解决的后果,也评估了解决要付出的成本,那么,就可以拿出来分析:“……,综上分析,如果要解决这个问题,我们会付出巨大的努力,并且会增加项目实施的周期与风险,我们认为,这个问题可以放待以后再来讨论。”还有就是拉着虎皮当大旗:善于利用与客户高层管理或项目经理的良好关系,在出现分歧时,要么拿着“领导语录”先定方向,要么直接拉着领导来表态。二是恩威并施。

  一般情况下,在实施过程中,总会碰到几个“魔鬼”(指有个人目的的反对者),也会碰到几个“天使”。对魔鬼,一定要分析是什么原因让他变成魔鬼的,然后,从根本上想办法中立他,如果不行,就在适当地时候让他犯错,并借此来打击他发言的积极性。而天使,则要树典型,让他成为整个项目中的发言人,风向标。可能看官们会说,这哪像在实施呀,更像是ERP论坛欢迎您斗争。没错,好好总结一下,你会发现,80%以上的企业在实施ERP的过程中,会完成一次权力的变更——并不一定某个人上下台,而会让某个人的权力或权威发生微妙的变化。

  话回正题:通过各种技巧或方法,将客户的需求规范到这样的范围以内:软件可以实现或变相实现,领导关注,能马上见效益的。ERP论坛欢迎您的,都要想办法不解决或“拖”。拖字诀是非常有效的:人们通常会忘记自己曾经说过的话,做过的事。

  作为实施顾问,你要经常问自己:是我在主导项目,还是被客户牵着鼻子走?
 
 

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